Umgang mit laufenden Bau- und Umbauprojekten in Zeiten nach Corona

Die aktuellen Maßnahmen zur Eindämmung des Coronavirus führen dazu, dass Bau- und Umbauprojekte verlangsamt oder sogar gestoppt werden. 

Foto: imago images / ITAR-TASS (Mikhail Japaridze)

In vielen Unternehmen, vor allem in der Life-Sciences-Branche gehören Shutdown-Phasen zur Maintenance-Routine im jährlichen beziehungsweise halbjährlichen Takt: Erfahrungen mit solchen Prozessen sind also oft vorhanden.

Doch die regulären Maßnahmen sind eher mit einem „verlängerten Wochenende“ zu vergleichen als mit der aktuellen Phase. Im Moment ist es beispielweise nicht sicher, ob die Projektbeteiligten vor der Krise auch noch nach der Krise die gleichen sein werden. Um nun professionell und zielorientiert in der minimalsten Zeit ein Bau- oder Umbauprojekt wieder hochzufahren, sollen Bauherren eine umfassende und übergreifende 360-Grad-Analyse durchführen und eine Vielzahl von Themen beleuchten.

Diese Maßnahmen gelten über alle Projektphasen hinweg

Eine hohe Priorität haben die Gefährdungsanalysen im Hinblick auf die zu erreichenden Projektziele – zum Beispiel Termine, Produktionsstart (SOP) oder Kosten. Unabhängig von der Projektphase gilt es zu untersuchen, ob der bislang vereinbarte Terminplan noch Gültigkeit hat. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Abläufe möglicherweise neu definiert und strukturiert werden. Gegebenenfalls benötigt es dann sogenannte Terminsprints/Termin-Bypässe, um Meilensteine wieder einzuholen. Das kann beispielsweise durch einen Zweischichtbetrieb oder Samstagsarbeit erfolgen: Je nach Projektphase und -situation bieten sich hier unterschiedliche Lösungen an.

Bei den Kosten sollen Bauherren überprüfen, ob und welche Claims entstanden sind – und dabei nicht nur bereits erfolgte, sondern auch erwartete Claims in Betracht ziehen. Da solche Claim-Prozesse einen zusätzlichen Aufwand bedeuten und gleichzeitig signifikante Auswirkungen auf das Gesamtbudget eines Projekts haben können, sollen die Personalressourcen für ihre Bearbeitung geklärt werden. Auch hinsichtlich der Beantragung, des Abrufs und der Nachverfolgung von Fördermittelanträgen empfiehlt es sich, professionelle Beratung aufzusuchen.

Projekt- und Vertragsstruktur anpassen

In Bezug auf die Projektorganisation stellt sich zunächst die Frage, ob alle Firmen, Planer und Berater immer noch zur Verfügung stehen. Im nächsten Schritt sollte auch überprüft werden, ob alle Personen für das Projekt noch mitarbeiten können. Denn nur so können Bauherren notwendige Veränderungen in der Organisationsstruktur rechtzeitig erkennen und diese entsprechend anpassen.

Auch bei Verträgen muss analysiert werden, ob und welche Anpassungen der Verträge notwendig sind. Dabei werden Procurement und Projektleitung eng zusammenarbeiten, um die erforderlichen Änderungen effizient vorzubereiten. Sollte es außerdem Bonusregelungen geben, ist es wichtig diese auch vertraglich passend zu fixieren.

Re-Start der Baustelle ermöglichen

Nachdem die Aktivitäten auf der Baustelle verlangsamt oder gar unterbrochen waren, gilt es zu prüfen, ob die Materiallieferung noch funktionieren kann. Erst wenn die Quellen von Verzögerungen und Ausfälle identifiziert sind, können auch Lösungen für deren Beseitigung gefunden werden.

In vielen Fällen ist es ratsam, die Baustelle aufgrund von neuen Anforderungen anzupassen. Eventuell haben sich beispielsweise bei Materiallagern die Bedarfe verändert: Die ordnungsgemäße Lagerung bzw. Zwischenlagerung von Materialien soll trotzdem sichergestellt werden. Dazu gehören auch weitere Sicherheitsaspekte wie zum Beispiel ein ausgeweiteter Werkschutz oder zusätzliche Schutzmaßnahmen für das Baustellenpersonal.

Moderne Methoden leisten Abhilfe

Gerade wenn es um die neue Organisation und Taktung eines Projekts geht, bietet der Einsatz von Methoden wie das Lean Construction Management einen erprobten Weg zum Erfolg. Die Vorgehensweise hilft sowohl in der Planung (Lean Design Management) als auch auf der Baustelle (Lean Site Management). Durch die Umsetzung der Lean-Prinzipien zielt der Ansatz darauf, die Verschwendung auf der Baustelle zu reduzieren, die Effizienz über die gesamte Wertschöpfungskette zu erhöhen und die Qualität zu verbessern. So können Kosten deutlich gesenkt und Arbeitsprozesse beschleunigt werden.

In der aktuellen Situation haben alle Entscheidungen immense Auswirkungen auf Termine und natürlich auch auf Kosten. Insofern gilt es – bevor Entscheidungen durch das Management getroffen werden – die obenstehenden Themen zügig und effizient mit höchstem Knowhow zu bearbeiten. So können die Auswirkungen nachvollziehbar dargelegt werden, was dem Management eine fundierte Entscheidungsbasis liefert.

Rino Woyczyk, Partner der Drees & Sommer SE