Business Continuity in Zeiten der Krise

Der größte Teil der in Russland tätigen Unternehmen wurde von der dreifachen Krise überrascht. Gesundheits-, Währungs- und Ölkrise haben massive Auswirkungen auf das Geschäftsleben in Russland. 

Foto: imago images / ITAR-TASS (Anton Novoderezhkin)

Russland hat seit dem 30. März seine Grenzen komplett abgeriegelt. Schon drei Tage zuvor wurden alle Flugverbindungen aus und nach Russland gestrichen. Hinzu kommen der Verfall des Rubels und rigorose Quarantänemaßnahmen der Regierung. All dies stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, die in den meisten Business-Continuity-Plänen nicht berücksichtigt  wurden. Aber es gibt Auswege. Dazu zählen verschiedene Backup-Lösungen, wie das Ausstellen von Vollmachten, das Interimsmanagement, die Szenario-Analyse oder das Hedging. Die Nutzung dieser Ansätze ermöglicht es Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit auch in Zeiten von Grenzschließungen zu planen und aufrechtzuerhalten.

Einsatz eines zweiten Generaldirektors

Insbesondere wenn die physische Anwesenheit von Spitzenpersonal am Arbeitsplatz notwendig ist, kann ein Einreisestopp massive Auswirkungen auf das Business haben, da beispielsweise Verträge nicht unterschrieben oder Zahlungen an Lieferanten oder die Behörden nicht ausgeführt werden können. Der Einsatz von zwei oder mehreren Generaldirektoren reduziert das Risiko enorm.

Tatsächlich können in Russland seit fünf Jahren mehr als ein Generaldirektor ernannt werden. Diese gehen ihrer Tätigkeit entweder gemeinsam oder unabhängig voneinander nach. Ein Generaldirektor kann beispielsweise die Administration und den gesamten Belegfluss übernehmen oder auf ein darauf spezialisiertes Unternehmen übertragen werden. Andere Tätigkeitsbereiche können auf Basis einer Vollmacht unternehmensinternen oder teilweise auch unabhängigen, externen Personen übertragen werden. Dies eliminiert das Problem mit der „lokalen physischen“ Anwesenheit. Denn viele ausländischen Arbeitnehmer haben im Zuge der Krise Russland entweder ganz verlassen oder können nicht an ihren Arbeitsplatz zurückkehren. In solchen Fällen kann ein solches Unternehmen schnell einspringen und die wichtigsten Funktionen wieder wahrnehmen.

Fremdwährungsmanagement

Parallel zu der Grenzschließung ist die russische Wirtschaft auch durch den Ölstreit mit Saudi-Arabien und die damit einhergehende enorme Abwertung des Rubels ins Straucheln geraten. Innerhalb weniger Tage verlor die russische Landeswährung etwa 25 Prozent an Wert. Um ein bestehendes Risiko ermitteln zu können, wird die Orientierung an der unten angeführten Checkliste empfohlen.

  • Ist der Kursverlust durch die Rubelabwertung sofort zu realisieren oder erst am Jahresende?
  • Wie hoch ist der Cash-Outflow bei einer sofortigen Realisierung dieses Verlustes?
  • Gibt es Verträge mit fixen Wechselkursen und wenn ja, sind die Konditionen verhandelbar?
  • Besteht zum Jahresende ein Überschuldungsproblem und wenn ja, welche Instrumente bestehen zur Eigenkapitalerhöhung?
  • Was sind die Auswirkungen auf das Budget für 2020?
  • Was sind die Auswirkungen auf die steuerliche Basis generell und welche Auswirkungen hat die derzeitige Situation auf Steuervorauszahlungen?

Durch das Abarbeiten der Liste kann schnell festgestellt werden, ob das eigene Unternehmen ein Problem hat und wenn ja, wie umfangreich dieses ist.

Einrichtung von IT-Systemen und HR-Services

Ein weiteres Problem für viele Unternehmen ist die Verlegung der Mitarbeiter ins Homeoffice. IT-Systeme sind oft nicht für eine Vielzahl von Telefon- oder Videokonferenzen ausgelegt. Im Normalfall ist bei Planung des IT-Systems nicht davon ausgegangen worden, dass alle Büromitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Personalisierte elektronische Unterschriften oder Bankberechtigungen können den sonst üblichen Workflow zum Erliegen bringen. Auch von rechtlicher Seite ergeben sich oft unbekannte Fallstricke, die im HR-Krisenmanagement berücksichtigt werden müssen. Unternehmen sollten sich folgende Fragen stellen:

  • Sieht der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters die Arbeit von zu Hause vor?
  • Hat Quarantäne Einfluss darauf oder gilt sie als höhere Gewalt?
  • Kann die Arbeitszeit im Homeoffice verlässlich gemessen werden und welche Auswirkungen bestehen auf das Entgelt?
  • Welche Kündigungsgründe gibt es in der aktuellen Situation?

Die Anpassung der Personalressourcen an die entsprechende Situation ist eine logische Schlussfolgerung bzw. geht oft mit den arbeitsrechtlichen Problemen einher. Gleichzeitig kann und muss jede Krise zum Anlass genommen werden, das bestehende Setting auf den Prüfstand zu stellen und bei Bedarf anzupassen. So kann man gestärkt aus einer Krisensituation hervorgehen.

Christopher Schagerl, Direktor Interim Management bei der SCHNEIDER GROUP
Marco Koschier, Direktor CFO Services bei der SCHNEIDER GROUP